KONSEP-KONSEP DASAR, PRINSIP-PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ARSIP MANUAL

KONSEP-KONSEP DASAR, PRINSIP-PRINSIP DAN PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK DAN ARSIP MANUAL

Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya. Ia memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi, serta merupakan bahan akunstabilitas dari instansi yang memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data karena arsip merupakan bukti dari tindakan dan keputusan. Untuk dianggap sebagai arsip, suatu dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks. Suatu arsip yang memiliki atribut ini disebut arsip yang lengkap. Namun demikian, agar dapat dijadikan bukti, arsip tidak hanya 

harus lengkap, tetapi juga dapat diakses, reliabel, otentik, akurat, dan tidak 

dapat diganggu gugat.

Dalam lingkungan tradisional, arsip yang berbasis kertas menunjukkan dengan jelas atribut-atribut sebagai arsip. Namun demikian, dalam lingkungan elektronik, atribut-atribut tersebut harus menyatu dalam sistem pengelolaan arsip yang digunakan untuk menciptakan, memelihara dan melestarikan arsip sepanjang waktunya. 

Jadi, dalam lingkungan elektronik, pengkapturan, penciptaan, retensi dan preservasi terhadap metadata merupakan hal yang menyatu dengan konsep arsip sebagai bukti. 

A. KONSEP-KONSEP DASAR 

1. Pengertian Arsip, Dokumen Elektronik, dan Arsip Elektronik

a. Pengertian arsip 

Banyak pengertian mengenai arsip, dan masing-masing negara memiliki ketentuan hukum sendiri. Seperti di Indonesia, berdasarkan Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Pasal 1, arsip adalah:

1) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

2) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sebagai perbandingan, berdasarkan ISO 15489-1 (Records Management –Part 1: General), arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau seseorang, dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis (information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business).

Dalam Electronic Records: A Workbook for Archivists maupun dalam Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, arsip didefinisikan sebagai informasi terekam (rekaman informasi) yang dibuat atau diterima dalam proses memulai, melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas institusi atau perorangan dan mengandung konten, konteks dan struktur yang memadai untuk menjadi bukti dari aktivitas tersebut (recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity).

Dari pengertian-pengertian diatas disimpulkan bahwa suatu arsip harus dikaitkan dengan suatu aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu organisasi atau individu, dan aktivitas serta fungsi yang didukungnya menentukan provenansdari arsip, dan arsip merupakan bukti dari aktivitas tersebut. Oleh karena itu, semua organisasi perlu mengkaptur dan memelihara arsip dari fungsi-fungsi bisnisnya untuk memenuhi kebutuhan bisnisnya sendiri dan untuk memenuhi ketentuan perundangan. 

Dari perspektif ini, dapat ditarik disimpulkan bahwa tujuan utama dari penciptaan arsip dan pengelolaan arsip adalah untuk menyediakan bukti bagi berfungsinya suatu organisasi dan bagi akuntabilitas dari suatu badan hukum ataupun seseorang. 

Dengan demikian, untuk dianggap sebagai arsip suatu dokumen harus memiliki isi, konteks dan struktur yang jelas. Pemahaman terhadap isi arsip dapat berubah bila konteks dan struktur dari arsip tersebut telah termanipulasi dari keadaan asalnya.

1) Isi

Isi arsip adalah data, fakta atau pesan yang disampaikan. Isi arsip selalu berkaitan dengan suatu tindakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan tugas dan fungsi organisasi ataupun kegiatan perorangan. Hubungan isi arsip dengan suatu tindakan dapat bersifat:

a) Dispositif, isi arsip merupakan esensi dari suatu tindakan dan dibuat pada saat bersamaan dengan berlangsungnya tindakan tersebut. (Contoh: Kartu suara pemilu yang dicoblos).

b) Probatif, isi arsip membuktikan bahwa suatu tindakan telah selesai dilaksanakan dan dibuat setelah berlangsungnya tindakan tersebut. (Contoh: Berita acara penghitungan suara pemilu).

c) Suportif, isi arsip diperlukan untuk mendukung pelaksanaan suatu tindakan. (Contoh: Daftar pemilih di TPS pada saat pelaksanaan pemilu)

d) Naratif, isi arsip tidak secara formal berhubungan dengan suatu tindakan melainkan hanya mengungkapkan tindakan-tindakan yang memberikan narasi informal dari suatu tindakan dan bukan merupakan bagian dari prosedur pelaksanaan tindakan tersebut. (Contoh: Foto pelaksanaan pemilu).

2) Konteks

Konteksarsip adalah kerangka administratif dari tindakan yang direkam dalam arsip berlangsung serta kerangka kesisteman dan teknologi dari penciptaan dan pengelolaan arsip. 

a) Konteks Administratif

Konteks administratif adalah lingkungan administratif dari penciptaan arsip 

yang berkaitan dengan siapa yang menciptakan dan mengapa suatu arsip diciptakan. Komponen pokok dari konteks administratif:

1. Pelaku arsip, yakni organisasi atau perorangan yang bertanggung jawab atas suatu tindakan pada/dalam arsip, penggunaan maupun pengelolaan arsip.

2. Instrumen yang memberikan kewenangan administratif dan legal kepada pelaku arsip.

3. Fungsi, kegiatan, dan transaksi yang berkaitan dengan arsip yang diciptakan.

b) Konteks Teknologi

Konteks teknologi arsip adalah lingkungan teknologi yang berkaitan dengan peranti keras dan peranti lunak yang digunakan dalam pengelolaan baik untuk arsip konvensional maupun elektronik.

c) Konteks Pengelolaan Arsip

Konteks pengelolaan arsip adalah lingkungan sistem yang digunakan dalam pengelolaan arsip. Komponen pokok dari konteks pengelolaan arsip, yaitu sebagai berikut.

1. Sistem pengelolaan arsip yang mencakup pengaturan mengenai pengelolaan arsip. Misalnya, sistem agenda, tata kearsipan pola baru.

2. Instrumen pengelolaan arsip yang digunakan. Misalnya, jadwal retensi arsip, tata naskah, thesaurus, metadata, standar deskripsi arsip.

3. Hubungan arsip dengan arsip lainnya. Misalnya, klasifikasi, tunjuk silang.

3) Struktur

Struktur arsip adalah aturan dan hubungan di antara bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) yang terekam dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan. 

a. Media

Media adalah bahan fisik, wadah, dan/atau wahana di mana informasi direkam, contoh kertas, pita film, pita magnetik, disk. Media arsip harus dapat digunakan untuk merekam isi serta bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip secara tetap.

b. Bentuk (Format Fisik)

Bentuk (format fisik) adalah keseluruhan atribut dari arsip yang membentuk tampilan luarnya, disebut juga sebagai “elemen ekstrinsik”. Contohnya jenis huruf, spasi, warna, bahasa.

c. Susunan (Format Intelektual)

Susunan (format intelektual) adalah keseluruhan atribut dari arsip yang merepresentasikan dan mengkomunikasikan elemen-elemen dari tindakan yang berkaitan dengan konteksnya, disebut juga sebagai elemen intrinsik. Komponen pokok dari susunan (format intelektual) adalahsebagai berikut.

1. Konfigurasi isi, yakni cara/mode pengungkapan isi, misalnya teks, grafik, citra atau kombinasi.

2. Artikulasi isi, yakni elemen-elemen dari penulisan dan pengaturannya, misalnya tanggal, hal, salam, penghargaan, penjelasan, keputusan, harapan, tanda tangan. 

3. Anotasi, yakni keterangan tambahan pada arsip yang berkaitan dengan tahap pelaksanaan prosedur (misalnya otentikasi dari tanda tangan), penanganan masalah (seperti petunjuk “segera‟, tanggal dan nama dari tindakan yang dilakukan), tindak lanjut(misalnya penyebutan tindakan berikutnya atau hasil dari tindakan tersebut), dan pengelolaan arsip (misalnya kode klasifikasi dan nomor registrasi).

Suatu arsip dianggap bisa berfungsi sebagaimana tujuan untuk apa arsip tersebut diciptakan apabila memiliki karakteristik otentik, andal, utuh, dan dapat digunakan seperti berikut ini.

1. Otentik

Arsip otentik adalah arsip yang komponen dan atributnya dijamin kesesuaiannya dengan isi, konteks, dan struktur sebagaimana pada saat pertama arsip tersebut diciptakan. Secara teknis arsip otentik adalah arsip yang dapat dibuktikan bahwa:

a) Telah menjadi arsip secara efektif sesuai tujuan penciptaannya;

b) Telah diciptakan atau dikirim oleh orang yang memang menciptakan atau mengirimkannya;

c) Telah diciptakan atau dikirim pada waktu yang memang pada saat itu telah berlangsung penciptaan dan pengiriman arsip tersebut. 

2. Andal

Arsip yang andal adalah arsip yang isinya dapat dipercaya sebagai representasi yang lengkap dan akurat dari suatu data, tindakan, transaksi, kegiatan, atau fungsi. Keandalan arsip tergantung pada: 

a) kelengkapan dari bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip;

b) kesesuaian proses penciptaan arsip dengan prosedur yang berlaku;

c) kewenangan yang dimiliki oleh pembuat arsip.

3. Utuh

Arsip yang utuh adalah arsip yang bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip tidak mengalami perubahan. Keutuhan arsip tergantung pada prosedur pengelolaan, penggunaan, pengamanan dan pengaturan akses arsip setelah diciptakan. 

4. Dapat digunakan 

Arsip yang dapat digunakan adalah arsip yang dapat ditemukan lokasi penyimpanannya, diambil kembali, disajikan dan dipahami. Penggunaan/ketergunaan arsip tergantung pada:

a) kualitas bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip;

b) kualitas hubungan arsip dengan konteksnya.

b. Dokumen elektronik dan arsip elektronik 

Pengertian dokumen menurut ISO 15489-1 (Records Management –Part 1: General) adalah unit informasi terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, not fixed as records. Sedangkan arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik. 

Perbedaan antara arsip elektronik dan dokumen elektronik adalah bahwa arsip elektronik pada dasarnya diciptakan dalam suatu konteks transaksi atau bisnis dan disimpan sebagai bukti dari aktivitas bisnis tersebut, yakni ia memiliki tujuan evidensial,sedangkan dokumen elektronik umumnya diciptakan dan dikelola menggunakan berbagai data dan sarana manajemen dokumen, seperti perangkat lunak Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS). Apabila dokumen elektronik ini merupakan bagian dari transaksi bisnis maka ia merupakan arsip elektronik.

Sebagai contoh, apabila suatu laporan disusun dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata, ia akan dianggap sebagai dokumen hingga ia disampaikan sebagai bukti dari aktivitas yang dilaksanakan, dan saat itulah terjadi transaksi sehingga ia dianggap sebagai arsip. Untuk menjalankan fungsinya dengan baik sebagai arsip ia harus dikaptur ke dalam sistem pengelolaan arsip dan diberikan data struktural yang relevan (misalnya jenis dan format dokumen) dan data kontekstual (misalnya pembuat, tanggal, judul, fungsi atau aktivitas yang berkaitan).

B. PENGERTIAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Cara terbaik untuk melestarikan isi, konteks dan struktur dari suatu arsip adalah dengan mengelolanya dalam suatu sistem pengelolaan arsip. Lalu apakah sistem pengelolaan arsip tersebut. Dari berbagai sumber yang ada, konsep sistem pengelolaan arsip dapat diperoleh dari istilah recordkeeping system, sedangkan dari sumber lainnya, konsep tersebut lebih cocok untuk penerjemahan dari record management system, sedangkan ISO Record management menyebutnya sebagai records system. Hal ini disebabkan perbedaan konsep dalam peristilahan kearsipan diantara beberapa negara. Disamping itu, ada juga yang berpendapat bahwa istilah sistem di atas adalah aplikasi atau perangkat lunak. Di lain pihak, terdapat juga sumber yang menyatakan suatu sistem pengelolaan arsip tidak hanya merupakan sebuah perangkat lunak, melainkan juga suatu „kerangka kerja‟ (framework) untuk mengkaptur, menyimpan, dan mengakses arsip sepanjang masa. Di bawah ini akan dikemukakan beberapa sumber mengenai pengertian yang berkaitan dengan sistem pengelolaan arsip elektronik. Berikutnya akan dikemukakan beberapa konsep yang ada berkaitan dengan konsep sistem pengelolaan arsip elektronik.

1. Records Management (Manajemen Arsip) merupakan hal-hal yang berkaitan khusus dengan perencanaan, penganggaran, pengorganisasian, pengarahan, pelatihan, dan pengontrolan aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip sepanjang hidupnya.

2. Electronic Recordkeeping (Pengelolaan Arsip Elektronik) adalah penggunaan prinsip-prinsip manajemen arsip untuk memelihara arsip secara elektronik. 

3. Electronic Recordkeeping System (Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik) merupakan metodologi berbasis perangkat lunak yang digunakan oleh suatu organisasi untuk mengelola semua arsip yang dimiliki, apapun formatnya, sepanjang daur hidup arsip yang bersangkutan. Fungsi-fungsi utama pengelolaan arsip harus mencakup pengkategorian, pencarian, pengidentifikasian, pengontrolan ketentuan-ketentuan penyusutan arsip, termasuk juga manajemen penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip, dimanapun lokasi penyimpanannya. Perangkat lunak jenis ini memiliki kemampuan baik sebagai perangkat lunak sistem manajemen dokumen terpadu (Integrated Document Management System (IDMS)) maupun manajemen informasi arsip (Records Information Management (RIM)).

ISO 15489-1 (Records Management –Part 1: General) membedakan pengertian records management dan records system. 

a. Records Management (Manajemen Arsip) adalah bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kontrol yang efisien dan sistematis terhadap pembuatan, penerimaan, penyimpanan, penggunaan dan disposisi arsip, termasuk proses-proses untuk penangkapan dan pemeliharaan bukti dan informasi aktivitas-aktivitas dan transaksi-transaksi bisnis dalam bentuk arsip (field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records). 

b. Records System (Sistem Pengelolaan Arsip) adalah sistem informasi yang menangkap, menyimpan dan menyediakan akses terhadap arsip (system information which captures, manages and provides access to records through time).

C. PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK ISO 

Standard 15489-1 memberikan tiga prinsip berikut dalam program manajemen arsip.

1. Arsip dibuat, diterima dan digunakan dalam pelaksanaan aktivitas bisnis. Untuk mendukung keberlangsungan bisnis, kepatuhan terhadap peraturan yang ada, organisasi harus menciptakan dan memelihara arsip yang otentik, reliabel dan dapat digunakan, serta melindungi integritas arsip tersebut sepanjang diperlukan.

2. Aturan-aturan bagi penciptaan dan pengkapturan arsip dan metadata harus dipadukan kedalam prosedur-prosedur yang mengatur semua proses bisnis yang membutuhkan bukti bagi aktivitasnya.

3. Perencanaan keberlangsungan bisnis dan langkah-langkah kontigensi harus menjamin bahwa arsip-arsip yang vital bagi berjalannya fungsi organisasi diidentifikasi sebagai bagian dari analisis risikodan dilindungi serta dapat dipulihkan bila diperlukan.

D. PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Terdapat dua pendekatan utama dalam pengelolaan arsip, yakni pendekatan daur hidup (life cycle) dan kontinum arsip (records continum).

1. Pendekatan Daur Hidup Arsip (Life Cycle).

Selama beberapa dekade mode daur hidup mendominasi praktik pengelolaan arsip di dunia internasional. Secara ringkas pendekatan ini berpendapat bahwa arsip menjalani suatu seri berurutan mulai dari fase kelahirannya sebagai arsip (penciptaan), diikuti dengan fase kehidupan aktifnya (pemeliharaan dan penggunaan) dan selanjutnya fase penentuan nasib akhirnya (yakni simpan sebagai arsip statis, dimusnahkan atau diserahkan ke pihak lainnya) yang ditetapkan oleh pemerintah (arsip nasional)dengan melakukan penilaian terhadap nilai legal, finansial, historikal, kurtural,terhadap arsip tersebut.

Terdapat pula yang membagi fase daur hidup tersebut kedalam 5 fase utama, yakni penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan. Dalam setiap fase ini terdapat berbagai elemen dan aktivitas. Pada akhir daur hidup awal ini, arsip akan memasuki daur hidup kedua, yakni daur hidup sebagai arsip statis. Disini terdapat aktivitas penilaian arsip yang bernilai jangka panjang, selanjutnya diakuisisi, diberi informasi (deskripsi), dipelihara dan disediakan untuk diakses oleh masyarakat.

Namun demikian, terdapat pendapat bahwa pendekatan ini hanya memadai untuk dipakai terhadap arsip-arsip berbasis kertas dan tidak sesuai untuk menangani arsip dalam era informasi dimana arsip semakin virtual, dinamis serta tergantung pada teknologi. Keberadaan arsip konvensional dan arsip elektronik saat ini merupakan tantangan bagi penerapan model daur hidup ini.Fokus dari pendekatan daur hidup arsip adalah proses-proses rutin. 

Hanya sedikit pertimbangan yang diberikan mengenai arsip-arsip apa yang perlu diciptakan, dan bagaimana arsip-arsip tersebut dikaptur dan dikelola, diberi bentuk serta konteksnya. Pada arsip konvensional, isi, struktur dan konteks dari arsip akan terlihat dengan sendirinya, sedangkan pada arsip elektronik hal ini tidak demikian. Oleh karena itu, praktik pengelolaan arsip harus juga mempertimbangkan konteks, struktur dan isi dari suatu arsip untuk dikaptur sebagai bukti dari aktivitas bisnis dimanaia dihasilkan.

Mungkin kekurangan yang paling signifikan dari penerapan pendekatan daur hidup arsip dalam lingkungan bisnis secara elektronik yang dinamis saat ini adalah cara bagaimana ia menangani penilaian dan penyusutan arsip. Kenyataan yang ada adalah sebagai berikut.

a. Volume arsip elektronik yang sangat banyak dan kenyataan bahwa kebanyakan berada di luar sistem pengelolaan arsip tradisional, yakni disimpan di PC, laptop, database, serversurat elektronik.

b. Bahwa arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah dimanipulasi, diubah atau dihilangkan tanpa terlacak. 

Penilaian dan penetapan status akhir dari arsip-arsip tersebut pada fase akhir daur hidupnya sulit untuk dilakukan atau kalaupun arsip-arsip ada, integritas dan reliabilitas arsip-arsip tersebut mungkin tidak memadai lagi untuk memenuhi ketentuan sebagai bukti atau informasi baik untuk saat ini maupun masa mendatang.

2. Pendekatan Records Continum.

Records continum merupakan pendekatan alternatif untuk pengelolaan arsip, apapun formatnya, yang dikembangkan oleh para peneliti dari Monash University. Australian Standard AS 3490-1996 mendefinisikan istilah records continum sebagai. “..., the whole extent of a record’s existence. Refersto a consistent and coherent regime of management processes from the the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives” (“...., seluruh eksistensi arsip. Merupakan suatu rejim manajemen arsip yang konsisten dan koheren mulai dari saat penciptaan arsip (dan bahkan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pengelolaan arsip), hingga preservasi dan penggunaan arsip tersebut sebagai arsip statis”). 

Pendekatan records continum memfokuskan pada manajemen arsip sebagai suatu proses yang berkelanjutan. Ia memandang perlunya mengelola arsip dari perspektifaktivitas-aktivitas yang didokumentasikannya, bukan memvisualisasikannya sebagai tahap-tahap yang berurutan, seperti yang dianalogikan oleh pendekatan daur hidup. Dengan menempatkan penyusutan sebagai tahap terakhir dari daur hidup suatu arsip, pendekatan daur hidup tidak menekankan perlunya untuk merancang sistem yang dapat memastikan pengkapturan arsip-arsip yang memiliki nilai jangka panjang diawal fasenya. Masalah ini menjadi sangat penting dengan semakin meningkatnya volume informasi yang diciptakan dan disimpan dalam format elektronik. Kecuali jika dilakukan kontrol pada saat pengkapturan bukti dari aktivitas bisnis yang menyatu dengan sistem pengelolaan arsip organisasi yang bersangkutan, informasi yang relevan atau elemen-elemennya dapat diubah-ubah atau dihapus.

Records continum melihat pengelolaan arsip sebagai suatuproses yang berkelanjutan yang dapat terjadi lintas beberapa dimensi. Proses dan perkembangan arsip ini terbentuk dari aktivitas-aktivitas bisnis sejak dari suatu arsip dibuat. Ia mempertimbangkan sejak awal arsip-arsip apa yang perlu diciptakan untuk memberikan bukti dari suatu aktivitas bisnis atau transaksi. Ia melihat sistem-sistem dan aturan-aturan apa yang diperlukan untuk menjamin bahwa arsip-arsip tersebut dikaptur kedalam suatu sistem pengelolaan arsip dan dipelihara(meliputi akses, keamanan,dan penyimpanan) sesuai dengan nilai dari arsip-arsip tersebut sebagai bukti bagi korporasi dan untuk tujuan-tujuan kemasyarakatan. Oleh karenanya, pendekatan ini bersifat fleksibel dan memungkinkan tindakan penilaian dan penyusutan dilakukan kapanpun diperlukan, di saat awal, saat proses pemeliharaan atau saat sistem tersebut berakhir atau digantikan.Pendekatan ini juga mengakui bahwa data kontekstual dan data struktural yang ditambahkan pada dokumen atau arsip elektronik untuk menjamin kelengkapannya sebagai bukti dari aktivitas bisnis perlu dikaptur. Dalam hal ini, records continum melihat arsip dalam empat dimensi, yaitu sebagai berikut.

a. Penciptaan dokumen –penciptaan arsip atau dokumen (isi).

b. Penciptaan data kontekstual dan struktural –penciptaan metadata (yakni data yang menunjukkan konteks dari dokumen tersebut dan struktur atau bentuknya serta bagaimana ia berelasi dengan arsip-arsip atau entitas-entitas lainnya). Hasil dari proses ini adalah suatu arsip yang “lengkap‟.

c. Pengkapturan ke dalam memori korporasi –pengkapturan arsip ke dalam sistem pengelolaan arsip yang resmi yang menyediakan fasilitas penyimpanan, temu balik dan penggunaan arsip, umumnya bagi pengguna dalam organisasi yang bersangkutan.

d. Pengkapturan ke dalam memori masyarakat atau memori kolektif –pengkapturan dan penggunaan arsip yang dibutuhkan untuk akuntabilitas masyarakat atau referensi (misalnya penyerahan ke arsip nasional untuk dibuatkan jalan masuk dan dibuka aksesnya bagi masyarakat).

Pendekatan records continuum memberikan suatu pendekatan yang terpadu terhadap pengelolaan arsip, khususnya arsip elektronik, di manamanajemen dan administrasi terhadap arsip dapat dibagi oleh para pengguna akhir (end user), staf bagian arsip, dan staf bagian teknologi informasi. 

E. TEKNIK PENGELOLAAN DOKUMEN SECARA MANUAL DAN ELEKTRONIK.

a. Pengelolaan Arsip Manual 

1. Penciptaan

Ini merupakan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapakan aturan mainbagaiman sebuah dokumen akan dikelola.

2. Pemanfaatan.

Merupakan tahapan implementasi dari aturan yang telah disusun pada tahap sebelumnya.

3. Penyimpanan

Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi.

4. Retrivel

Tahap menitiberatkan pada lokasi dokumnen maupun arsip yang dimaksud dan melakcaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.

5. Disposisi

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi tepat untuk menyimpanya, termasuk pemusnahaan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.

b. Pengelolaan Arsip Elektronik

Arsip elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam pasal 5 ayat (1) disebutkan “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah”, selanjutnya pasal 5 ayat (2) “Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia”.

Pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Beberapa software terkenal yang dapat digunakan untuk mengelola arsip elektronik antara lain: E-Filling, SiMARDi, SIPAS, dll. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:

a. Komputer/Laptop ​

b. Print Scanner

c. Media Penyimpanan (Harddisk, Flashdisk, MMC, CD).

4 | Page